PowrePoint資料作成のコツ　遅い人と速い人の違い①段取り

• 社内や得意先向けの資料作成に時間がかかる人
• そもそもどのように作るかが良くわかっていない人
• 素早くわかりやすい資料で成果を出したい

という方に向けた内容です

営業マンが個別に提案などの資料やプレゼンテーションを作る際、
時間がかかっている要素と、どのようにすれば早く終えることが出来るかについて
いくつかアイディアを紹介します
長くなるので何回かに分けて紹介します。

PowrePoint資料作成のコツ　遅い人と速い人の違い①段取り

仕事の内容によっては資料を作る時間が多い人も居ると思います。
毎回同じ内容を作る場合であれば作業効率も上がっていくと思いますが

状況によって異なる分析や報告が求められる場合、
時間がかかってしまう場合がありそうです。

私自身も営業マンのマネジメントをしていますが、同じ資料を作るのにかかる時間が
ある人は12時間、ある人は4時間くらいなど大きく差が生じています。

時間がかかっているポイントを抑え対処することでストレスなく
素早く言いたいことが伝わる資料になります。

では時間がかかっている人にありがちな資料作りの考え方・段取りなどを挙げていきます。

作りながら考える、は危険

作りながら考えている人は資料作成に時間がかかります。

例えばPowerPointの資料を作る場合、以下の様な作り方をしてはいないでしょうか

リンゴを売りたい！という状況での作り方NG編

とりあえずリンゴの売れそうな方法を考えよう、
それをPowerPointの資料に1ページごと書いていこう

という考え方だと遅くなりがちです。

理由としてまず売れそうな考え方を列挙するのは良いですが、
最終的にわかりやすく伝える前に
ページを作りこんでしまうと要らないページや要らない表現をしてしまうことがあり、
作成に手間がかかります。

まずリンゴを売る場合はもう少し構造的に考えたほうがよさそうです。

リンゴを売りたい！という状況での作り方OK編
構造化して骨組みを作る

※実際にリンゴを買う人が何を重視しているかではなく資料作りの考え方の一例として挙げています。

基本的に出ているのは先ほどと同じアイディアになりますが、
上の価格×味×安心という定義づけが加わります

リンゴを買う人はなぜ「リンゴを買うのだろう」と考えた場合、重要な点は何で、
重要でない点は何なのかを考えてみる

ということになります。こうすると、「香り」というのはあまり重要でないかも・・・
といった発想が出てくると思います

非常に単純ですが、全部スライドを作ってしまった人よりこの1枚分は近道できそうです。

考えてからつくる、構造化のメリット

また、構造化することのメリットとして例えば「安心」が大事だとするならば
「傷のついていないリンゴ」以外にも安心して買ってもらうにあたり必要な事象は無いか・・・

という考えのもとさらに良いアイディアが出る可能性もあります。

あるいはここでは最初は「味」は間違いなく大事だと思ったものの、
そもそもリンゴを買うときに毎回味見しているのか？？などの疑問もわいてくると思います

そうなるとリンゴを売るにあたって「味については絶対に必要」と思っていた人は
そのまま味について深堀していけばしていくほどもしかしたら
「リンゴを売り込む」ということに実はあまり重要でない要素に
力を入れてしまっていることになるかもしれません

出したアイディアをもとに仮説や骨組みを考える

基本的には「ロジックツリー」という考え方が良いと思います

何かをするには理由がありますので、
真剣にその何かを勧める・主張し行動を促すためには理由を挙げる必要がある

ということになります。

主張に対し「なぜ」で問いかけられた場合の理由を作っていくことを
「ロジックツリー」と言い、説明をする際の基本的な流れになります。

うちのリンゴは「安くて」「美味しくて」「安全・安心」だから買ってよ

これで「なぜ安い」に対する答えが3つはある状態です

このように「なぜ・どのくらい」という疑問形で掘り下げ理由を説明することでロジックツリーが出来上がります。

理由は3つがおススメ

理由は3つがおススメです

例えば安さについて、「相手は何を安いと感じるか」が確実にわかっていれば1つで済みますが、

「相手が何を安いと感じるかわかっていない場合」などは複数の理由がおススメです。

椅子の脚は最低でも3本。
平面を支えるためには3つ以上の点がないと安定しません。

理論は平面かは分かりませんが
一般的に人が納得するには1つでは不安定すぎます

かといって脚の本数も多ければ多いほど
良いということではなく

重要な理論に対しては3つか4つの理由（支え）
があると良いというのが経験です

あまり重要でない理由（支え）は手持ち資料やPowerPointの非表示スライドで一応取っておくのがスマートです。

プレゼンテーションの型はロジックツリーに集約される

例えば言いたいことがあるとしたらロジックツリーをそのままスライドにしていくイメージです

１．リンゴを買ってください

　１－１．リンゴの購買にかかわるのは値段/味/安全・安心

　　１－１－１　１－１の理由

　１－２．ウチのリンゴは安い

　　１－２－１．単価が低い

　　１－２－２．セール中

　　１－２－３．ほかで買うより安い

・・・というような具合で作っていけばいいです。

リンゴの安さを伝えるだけでも十分にプレゼンテーションの形が出来そうです。

このような作り方をしていくと、同じ/似たようなことを言いたいスライドの被りも
減っていき、わかりやすく無駄のない資料ができます

まとめ